¿CÓMO LEGALIZAR UN DOCUMENTO PÚBLICO EXTRANJERO?

¿A qué nos referimos cuando hablamos de legalización de un documento público extranjero? Al acto administrativo a través del cual se dota de validez al mismo.

¿Por quién se lleva acabo esta actuación? Por un funcionario, notario o juez.

¿Con qué fin? Con el de comprobar la autenticidad de la firma presente así como la calidad de la autoridad firmante del documento.

Tanto cualquier documento público extranjero en España como cualquier documento público español en el extranjero para ser válido debe pasar por este procedimiento de legalización. No obstante, es posible la existencia de instrumentos jurídicos que eximan de esta obligación.

Dada nuestra realidad en la que los intercambios entre países son numerosos, se intenta facilitar la legalización de estos documentos. Para ello, los distintos países, y entre ellos España, han firmado convenios, en especial el Convenio de La Haya, en el que se facilita los tramites a sus ciudadanos, de modo que, en el supuesto de legalización, los países firmantes llevaran a cabo un reconocimiento mutuo de los documentos suprimiendo la necesidad de este acto administrativo, bastando un simple sello o apostilla.

¿Qué documentos son objeto de legalización? Tanto los originales de los documentos públicos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública, así como testimonios realizados por notario.

Homologación de documentos

Legalización de un documento público

Partiendo de que, salvo en contadas excepciones, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero, resulta necesario conocer que por legalización se alude al acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero mediante la comprobación de la autenticidad de la firma y la calidad en que la autoridad firmante ha actuado.

Procedimiento que, ante el creciente intercambio de intereses entre los distintos países del mundo, han venido a simplificar los Estados mediante la firma de convenios al efecto. Entre ellos el de mayor relevancia es el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1.961, por el que se sustituye la necesidad de legalización por un simple sello o apostilla.

Con todo, careciendo de fecha de caducidad, podrán legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.

Ello no obstante, los documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deberán estar traducidos al español, admitiéndose únicamente las traducciones oficiales:

• Realizadas en España por un traductor o intérprete jurado español nombrado por el Ministerio.

• Realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero.

• Realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento.

Por lo demás, mención aparte merece la legalización por vía diplomática como procedimiento que se aplica para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de convenios destinados a facilitar este trámite. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento. Si se trata de un documento expedido por una autoridad no consular en el país de origen del documento intervendrá únicamente el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado de origen y la representación diplomática o consular española en dicho Estado.

Si se trata de un documento expedido por una autoridad consular debidamente acreditada en España, intervendrá en la legalización únicamente la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España.

Amén de ello, y de acuerdo con la normativa aplicable a cada caso, los siguientes documentos estarán exentos de legalización:

• Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España.

• Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.